En cette période de déconfinement et d’incertitude, le Cercle Suisse des Administratrices propose une série d’articles et de témoignages de ses membres administratrices. Chacune nous livre, à sa manière, son point de vue sur la situation économique actuelle.
Retrouvez tous les articles de la série sur www.csda.ch/comite-de-redaction. Ces articles ne reflètent pas forcément la position du Cercle Suisse des Administratrices et n’engagent que leur auteure.
Aujourd’hui, Carol Chisholm nous propose « Maîtriser la séance digitale : Une nécessité pour le conseil d’administration après-covid »
Bien présider une séance de conseil d’administration ? Maîtriser une assemblée générale ? Le Covid-19 change la donne ; voici quelques concepts et conseils pour bien gérer des séances dématérialisées (celles qui se déroulent entièrement en ligne). La dématérialisation des séances fait disparaître certains outils et techniques de gestion habituels dans les séances présentielles. De nouvelles technologies les remplacent ; les organisateurs et participants qui en ont la maîtrise présideront des séances dématérialisées de qualité.
Une analogie pour comprendre ce qui change
Considérons l’organisation d’une sortie de ski-club :
La séance présentielle ressemble à une sortie organisée en bus ; tout le monde part d’un endroit fixe en même temps, dans le même véhicule avec un chauffeur. Ils voyagent ensemble, s’arrêtent en même temps et arrivent ensemble. Les bouchons, la météo, même la musique sont identiques pour tous.
La séance dématérialisée ressemble à une sortie avec des transports individuels. Certaines personnes prennent le train, d’autres leurs voitures, certaines partent pour plusieurs jours, seules ou en famille. Il y a des points de rencontre, un thème commun, mais les moyens et les expériences sont très variés dans leur nature et dans le temps.
L’organisateur de cette deuxième sortie veut maintenir l’aspect communautaire de l’expérience et doit en même temps assurer une organisation efficace.
Considérations pour une séance réussie
Les nouvelles technologies de conférence en ligne sont aussi variées et complexes que les multiples modes et expériences de voyage pour la sortie de ski avec les transports individuels.
Je propose ici des pistes de réflexion sur les outils, les stratégies, et les options à disposition pour l’organisation des séances entièrement en ligne.
Caractère tissé
Le caractère tissé de ces séances est très important. De multiples flux et fils de natures différentes doivent être combinés afin de réussir la séance et arriver au but : les éléments statutaires en ordre et documentés, un renforcement de la communauté, les transferts d’information et un sens d’efficacité et de coopération.
Les aspects intangibles de réseautage, d’échanges d’expériences et la perception de l’ambiance méritent une attention toute particulière.
Matières à tisser
Cette liste présente des composants utiles pour réussir une séance avec une analyse des caractéristiques de ces outils.
Slide deck
Le fil conducteur de la séance virtuelle, il sert de référence avant, après et pendant la séance.
Le contenu se limite à l’essentiel, mais il doit être complet. Les participants doivent pouvoir parcourir les slides de manière autonome ; reculer pour valider un point sans déranger les autres.
Vidéo
Dans la mesure du possible, utilisez la vidéo. Attention à la bande passante et maitrisez le floutage ou le remplacement de l’arrière-plan.
Discours
Une ou plusieurs personnes prennent la parole. Pour une séance sans vidéo, le manque de contact visuel avec l’audience est un facteur important. Ci-dessous quelques idées permettant de combler le vide.
Chat
Pendant une séance présentielle, le bavardage est généralement un signe d’inattention ou de désaccord. Le chat en ligne pendant une séance dématérialisée offre un outil essentiel, permettant d’apprécier et de maintenir l’engagement et l’intérêt des participants.
Modération du chat
Une équipe de modération du chat est nécessaire dans une grande séance. Les questions et les observations peuvent être traitées pendant les discours, ce qui réduit le nombre de questions à la fin d’une présentation. L’interactivité est ainsi augmentée.
FAQ
Le chat et les réponses doivent se réunir dans une FAQ (frequently asked questions) qui est distribuée en annexe du procès-verbal. Une bonne FAQ complète les slides et réduit la nécessité de prise de notes détaillées par les participants.
Sondages
Des sondages permettent d’interpeller et d’inclure les participants. Certains outils de conférence incorporent facilement des sondages. Une différenciation entre votes sur des éléments statutaires et sondages est cependant primordiale.
Enregistrement
Les participants ont tous les moyens d’enregistrer une séance. Mieux vaut proposer un enregistrement sérieux que de se trouver avec une multiplicité de copies incomplètes.
Concepts et organisation
Travail d’équipe
Une équipe est nécessaire pour une grande séance. De petits groupes qui se réunissent régulièrement peuvent se distribuer les rôles de manière moins formelle.
Environnement et positions de force
Les environnements de travail deviennent très variés, les positions telles que tête de table et podium disparaissent. Une personne chez soi ne se comporte pas de la même manière que dans une salle de conférence.
Formation, règles du jeu
Ces technologies sont nouvelles ; proposez des formations, et testez-les vous-même. Documentez les règles du jeu.
Observations
90% des personne sondées par GFS, institut de sondage « La Suisse en chiffres et en paroles », apprécient le home-office et veulent le garder comme mode de travail à longue terme.
Microsoft Build, une des conférences techniques de référence s’est tenu fin mai 2020 entièrement online :
- Participation habituelle présentielle : 8’000 personnes, 80% Etats-Unis, 20% « reste du monde »
- Participation 2020 dématérialisée : environ 250’000 participants dont 65% « reste du monde »
Conclusion
L’opportunité de cette digitalisation obligatoire « covid » est à saisir. Curiosité et apprentissage sont des qualités nécessaires pour en profiter.
La présidence du conseil et les membres ont un choix entre attentisme ; l’espoir d’un retour au normal familier et confortable et activisme : l’exploitation des nouvelles technologies et manières de travailler.
Je conseille vivement le progrès, l’adoption des nouvelles méthodes et modes de travail.
J’espère que chaque conseil d’administration montre l’exemple en adoptant de manière professionnelle cette digitalisation express. Les bénéfices sont multiples : élargissement de l’audience, participation plus dynamique, augmentation de la diversité et compréhension du potentiel de l’entreprise après-covid.
© Carol Chisholm
Carol Chisholm est professionnelle en informatique depuis 1984. Elle dispose d’une large palette de compétences techniques et en cyber-gouvernance, ainsi qu’un caractère inquisitif et courageux.
Son expérience est polyvalente et internationale. Ses engagements à long terme en partenariat avec des multiples structures tels que holdings multinationales, startups en micro-technologie, entreprises parapubliques, coopératives et associations ainsi que sa formation d’administratrice professionnelle permettent une interprétation unique de la dynamique des relations entre l’humain et la technique.