En cette période de confinement et d’incertitude, le Cercle Suisse des Administratrices propose une série d’articles et de témoignages de ses membres administratrices. Chacune nous livre, à sa manière, son point de vue sur la situation économique actuelle.
Retrouvez tous les articles de la série sur www.csda.ch/comite-de-redaction. Ces articles ne reflètent pas forcément la position du Cercle Suisse des Administratrices et n’engagent que leur auteure.
Aujourd’hui, Malika Aït-Mohamed Parent nous propose Digitalisation de la gouvernance, une incontournable opportunité?
Le 21ème siècle a frappé à notre porte, voilà déjà 20 ans et encore bien trop souvent les systèmes de fonctionnement, les déploiements organisationnels, les gouvernances reflètent l’héritage de modèles conventionnels, hérités du passé, d’un autre siècle, diraient, à raison, certains.
Soucieux d’embrasser les technologies du futur, de nombreux dirigeantes et dirigeants s’engagent sur la route de la digitalisation sans parfois apprécier le périmètre de leur intention.
Digitaliser le travail, ce n’est pas simplement équiper informatiquement les collaborateurs. Ce n’est pas non plus élaborer des ‘cartes d’hygiène numérique’ pour tout un chacun. Ce n’est en tous les cas pas se protéger des cyber risques simplement parce qu’il risque d’y en avoir.
Les évènements récents du Covid 19 ont montré l’inadéquation entre le discours et la méthode. En effet, de nombreux intervenants ont envisagé le télétravail comme une solution pratique nécessitant simplement le déplacement du travailleur dans son environnement quotidien. La chose est faite et le résultat a montré que déplacer le travail, ce n’est pas simplement déplacer la personne et son ordinateur, c’est en fait plus compliqué. C’est peut-être une opportunité de revisiter ses modes de fonctionnements.
La gouvernance digitale est ainsi, aussi à l’ordre du jour. Envisager des conseils d’administration, des assemblées générales et des commissions techniques de façon digitale constitue un enjeu incontournable. Les modalités de partage d’information, d’échanges de questions et réponses, statutairement validées, de votes selon des quorum et des délais dictés par les statuts et règlements, doivent être revisités. Les statuts et règlements doivent refléter le risque de la contrainte d’éloignement tout en favorisant la fluidité et la mise en œuvre des processus de décision. Les outils technologiques de vote à distance doivent être testés ex-ante, afin d’assurer la sécurité des données, la protection de la confidentialité et le respect des règles et règlements.
Afin de procéder vers une digitalisation de la gouvernance pro-active, il convient d’en débattre dans le cadre du plan stratégique de la structure concernée. Voici quelques suggestions pour développer une feuille de route spécifique au projet de gouvernance digitale. Celle-ci pourrait comprendre quelques éléments tels que :
- Fixer (dans un premier temps) des fréquences de gouvernance digitale, rythmées et combinées avec des gouvernances en présentiel
- Déterminer le média technologique approprié au format de RDV de la gouvernance en question (nombre de personnes, lieux (y-a-t-il des décalages horaires par exemple), nécessité d’interprétation ou pas, nécessité de partage de documents en temps réel ou pas)
- Déterminer l’outil informatique de vote selon un cahier des charges précis
- S’assurer que les membres de la gouvernance connaissent les outils informatiques dédiés (de RDV de gouvernance digitale, de vote à distance, de contribution à distance), ont été formés à leur utilisation et l’aient en système protégé sur leur ordinateur
- Elaborer une Etiquette de comportement digital, en termes de règles et usages quant à la pratique de la gouvernance digitale
Le Covid 19 apporte par son caractère disruptif, l’occasion aussi d’envisager les modes de fonctionnement de façon différente, comme une certaine forme d’incontournable opportunité.
(c) Malika Aït-Mohamed Parent
Malika Aït-Mohamed Parent est une experte anti-corruption avec plus de 30 ans d’expérience dans le domaine humanitaire. Elle est membre du Conseil de Surveillance (Independant Audit and Advisory Committee) du Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés et a travaillé pour la Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Elle est administratrice indépendante et membre du Cercle Suisse des administratrices depuis 2019.